إدارة السجلات والوثائق

نبذة عن الدورة

الملفات المفقودة والنسخ المكررة وبطء الوصول إلى الوثائق تكلّف المؤسسات وقتًا كل يوم، وتعرّضها لمخاطر قانونية ورقابية. وما زالت مكاتب كثيرة تعتمد على أرشيف ورقي يصعب البحث فيه، إلى جانب مجلدات مشتركة وصناديق بريد بلا تنظيم واضح. وحين تُطلب وثيقة لاتخاذ قرار أو لتدقيق أو لقضية قانونية، لا يعرف أحد أي نسخة هي الرسمية.

تشرح هذه الدورة في إدارة السجلات والوثائق كيف يُنظَّم الأرشيف الورقي والإلكتروني. يتعلم المشاركون بناء خطة تصنيف، وتحديد مدد الاستبقاء، وحفظ المعلومات الحساسة وحمايتها، وإتلاف السجلات بطريقة آمنة. كما يخططون للانتقال من ملفات متفرقة إلى نظام سجلات إلكتروني منضبط، بأدوار واضحة وقواعد بسيطة وخطوات عملية يفهمها الموظفون.

الفئة المستهدفة

مديرو السجلات وأمناء الأرشيف، والموظفون الإداريون، ومديرو المكاتب، ومراقبو الوثائق، والعاملون في الوزارات والبلديات والهيئات العامة المسؤولون عن السجلات الرسمية.

منهجية التدريب

عروض تفاعلية، وتمارين عملية، ودراسات حالة، ونقاشات جماعية، ولعب أدوار حسب الحاجة، وخطة عمل شخصية يطبقها المشارك في عمله.

الأهداف

في نهاية الدورة سيكون المشاركون قادرين على:

• شرح مبادئ إدارة السجلات والمعلومات
• بناء خطة لتصنيف الملفات وجدول لمدد الاستبقاء
• إدارة السجلات الورقية والإلكترونية بطريقة موحدة
• حماية المعلومات الحساسة وضبط صلاحيات الوصول
• التخطيط للانتقال إلى نظام إلكتروني للسجلات

محاور الدورة

المواعيد والأسعار